Weniger Verwaltungsaufwand

28.12.2012

Die Schulverwaltung erfordert vielfältige schriftliche Stellungnahmen und Berichte. Entscheiden Sie als Schulleiter, in welchen Situationen Sie Zeit und Energie verschwenden, weil Ihre Ergebnisse immer absolut perfekt sein sollen. Überlegen Sie, welcher Aufwand für die Bearbeitung einer Aufgabe wichtig ist. Der Aufwand sollte im Verhältnis zur Anforderung an die Information stehen. Überprüfen Sie Ihr Verhalten mit folgenden 3 einfachen Praxisbeispielen:

Situation

Zeitdieb

Alternative

Aufwand für  Vorarbeiten

Sie sollen in einer Konferenz oder vor Vertretern einer Organisation eine Idee, einen Plan oder ein Vorhaben präsentieren. Es muss nicht immer die PowerPoint-Präsentation sein. Oft wirkt sie, weiljede Aussage mit einem neuen Foto illustriert wird, natürlich perfekt. Aber das Erstellen kostet Zeit.

Oft sind Abbildungen oder Diagramme bei vielen Gelegenheiten vollkommen in Ordnung. Sie erfüllen ihren Zweck.

Antworten auf Anfragen

Auf die Anfrage einer Behörde antworten Sie mit einem formvollendeten Brief. Das kostet Sie oder Ihrer Sekretärin mindestens 10 Minuten.

Stattdessen können Sie die gewünschten Informationen mit der Hand direkt auf dem Schreiben vermerken und zurückfaxen. Zeitaufwand: 2 Minuten. Am Ergebnis – Weitergabe einer Information – ändert sich dadurch nichts.

Weiterleitung von Informationen oder Stellungnahmen

Wenn Sie einen Bericht benötigen, um Informationen weiterzuleiten,  schreiben Sie einen umfassenden, vollendet formatierten Bericht oder lassen ihn Ihrer Sekretärin verfassen. Das kostet Zeit.

 

 

Hier reicht in vielen Fällen auch die Kopie des entscheidenden Schriftstücks, das Sie mit handschriftlichen Notizen ergänzen. In den meisten Fällen kommt es auf den Informationsgehalt und nicht auf die Schönheit an.

Wie Sie den Alltagsstress langfristig minimieren können lesen Sie in unserem

„Praxishandbuch Büro-, Zeit- und Selbstmanagement für Schulleiter“


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